很多時候碰到年長的父母, 希望子女能代他們跟客戶服務人員溝通, 可是除非子女已經是法定代表, 大部份的客服都會要求父母先授權或口頭同意子女代表發言(authorize/verbal permission)。美國非常重視私隱權，特別是醫療方面。 在健康保險可携性和責任法案(HIPAA)下，只有本人才可以詢問病歷或更新檔案的資料。 就算是夫妻，父母(除非是18歲以下未成年子女)，亦不例外。 所以如果知道家人是需要由其他人代言時, 打電話之前, 要先做好準備。
通過電話授權需要先由本人核實個人資料(verification)開始，例如全名, 出生日期, 醫療卡號碼, 保險會員號碼, 地址和電話等等。 有些會被問到社會安全號碼最後的4個數字。所以在打電話之前, 該把這些資料都準備好, 方便核對。如果字太小, 老人家看不清楚, 或記不清楚, 先把內容寫大一點給他們看。 還有大概跟他們解釋一下, 需要講什麼。 因有些嚴謹的客戶服務代表不會容許家人把資料讀出來, 再讓老人家講給客服聽。我有遇到子女悄悄地跟爸媽講, 客服一聽到, 就馬上阻止。
當核實過資料後，下一個問題就是要口頭授權給那一位, 跟本人的關係是什麼。有些機構, 例如是聯邦醫療保險, 俗稱的紅藍卡(Medicare) 還會問到代表發言人的地址。還有可透露的資料的內容有多少, 是全部, 還是有限制。而紐約州的居更民會被問到, 可不可以透露酒精及毒品濫用，精神健康和愛滋病相關的病歷。
大部份的口頭授權只適用於那通電話, 電話一旦終止，就會失效。有些機構可以透過電話填寫電子授權書。這種授權時間久一點, 可以是兩個星期, 幾個月, 一年, 或是永久性的。 電子授權書是透過電話用電子簽署(electronic signature)的方式去填寫, 法律效用等同於書面簽署。但如果父母有聽力問題, 或沒法通過核實個人資料這一步, 可以要求客服郵寄一份紙本的授權書(authorization form), 這樣就不用每次打電話的時候, 要老人家在身邊, 也能協助他們詢問和更改個人資料。
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